Geen enkele klant wacht nog op een antwoord dat u vergeten bent.

Nee. Tallia leest en schrijft niets in de software die u vandaag gebruikt, welke dat ook is. Ze werkt vanuit uw mailbox en kan daar dus niets beschadigen.

Copilot kent uw mails. Tallia kent uw dossiers: wat elke vraag nodig heeft, wat deze klant al stuurde, en wie op wiens antwoord wacht.

Klanten en dossiers: die volgen uit de post, en uit niets anders. Tallia maakt een fiche aan voor elke correspondent die geen derde (een leverancier, een partner) en geen automatisch adres is, en een dossier zodra een mail een vraag draagt die ze kan opvolgen. De keerzijde is echt: uw klantenbestand wordt haar nooit doorgegeven, dus een klant die u nooit geschreven heeft bestaat niet voor haar, en de geschiedenis van een dossier begint bij de oudste mail die de mailbox bewaard heeft.

Ze leert het van uw kantoor. Er wordt vooraf geen enkele lijst geschreven: wat een vraag nodig heeft, leidt Tallia af uit de dossiers van dezelfde soort die uw kantoor heeft afgerond, en ook uit de lopende zolang die talrijker zijn, en u verbetert het zelf in de toepassing. De keerzijde: zolang ze er niet genoeg gezien heeft, zegt ze dat ze het nog niet weet. Een ontbrekend document dat geleerd is uit minder dan drie afgeronde dossiers, of uit dossiers die niet allemaal afgerond zijn, markeert ze als nog te bevestigen. En zolang wat een dossier vereist uit één enkel afgerond dossier is geleerd, of uit dossiers die niet allemaal afgerond zijn, of het object ervan niet is geïdentificeerd, noemt ze het nooit volledig: ze zegt dat ze het niet weet.

Elke medewerker verbindt zijn eigen mailbox, en de post staat niet open voor het hele kantoor. Iedereen ziet wie vandaag wat opvolgt: de lopende dossiers worden per persoon gefilterd, en de verantwoordelijke ziet, binnen de dossiers waartoe hij toegang heeft, per lid de lopende dossiers en de open taken. Geen enkele meting van hoe iemand werkt: geen antwoordtijd, geen verwerkt volume, geen rangschikking tussen collega's. Trends worden op het niveau van het kantoor geteld.

Tallia begrijpt Nederlandstalige mails en schrijft het voorbereide antwoord in de taal van de mail. De toepassing en het paneel in Outlook bestaan in het Frans en in het Nederlands.

Microsoft 365 en Outlook, met het paneel naast de mail. Een Gmail-mailbox kan ook verbonden worden, met enkel leestoegang: Tallia verstuurt er niets mee en maakt er geen concept in aan. Alles gebeurt dan in de toepassing, zonder paneel in Gmail: het voorbereide antwoord kopieert u met één klik, en u verstuurt het zelf vanuit Gmail. Bij het verbinden meldt Google dat het de toepassing niet heeft geverifieerd, dat is normaal. IMAP-mailboxen worden niet ondersteund.

Versturen: nee. Bekijk de weg van een mail, hoger op deze pagina. Zelfstandig handelen: ja, bij het klasseren, nooit bij uw post. Ze klasseert elk document waar zijn gegevens het aanwijzen, en ze sluit een dossier af: het model oordeelt daarover op basis van de feiten van het dossier (de samenvatting van elke e-mail die ze kon lezen, de ontvangen documenten, de tijd sinds het laatste bericht en wie het verstuurde): afgerond, of stopgezet wanneer uw klant ervan afziet of het document of het antwoord dat u van hem verwachtte niet meer komt. Geen vaste regel controleert dat oordeel: een afgesloten dossier heropent u met één klik, vanaf de fiche ervan. Ze sluit ook een dossier af dat per vergissing geopend werd. Een dossier dat dubbel geopend werd, wordt zonder uw klik afgesloten wanneer wij uw dubbele dossiers opruimen, in twee gevallen: als het niets bevat, of als het gevolgd wordt door dezelfde personen als het behouden dossier, en dan gaan de mails, documenten, notities, taken, het logboek en de derden die eraan gekoppeld zijn naar het behouden dossier. Anders voegt u ze zelf samen, vanaf de fiche van het dossier. Een samenvoeging maakt u niet ongedaan.

Dat kan gebeuren, en daar is aan gedacht. Elk document verwijst naar de mail waarmee het binnenkwam, en een verkeerd geklasseerd document verplaatst u met één klik. Wat ontbreekt, wordt door code berekend: hetzelfde dossier geeft hetzelfde antwoord. Bij een overlijden, een opzegging of een geschil, of bij een mail die ze niet kon lezen, schrijft ze niets en zegt ze u waarom. Bij een gevoelig gegeven of voor een ontevreden klant schrijft ze wel, en vraagt ze u na te lezen voor het antwoord opent.

Uw mailbox blijft bij Microsoft, of bij Google voor een Gmail-mailbox. Tallia draait in Parijs, bij Scaleway, en bewaart de tekst van de mails en de bijlagen niet, alleen de feiten die ze eruit haalt en, om te kunnen bewijzen wat ze heeft geschreven, de tekst van de concepten die ze u heeft voorgesteld. De privacypagina beschrijft elk gegeven, één voor één.

Niets te installeren op de werkposten, geen migratie van mailboxen, uw software blijft staan. Elke medewerker verbindt zijn eigen mailbox vanuit Tallia, met één knop, en leest op dat ogenblik op het scherm van Microsoft de exacte lijst van rechten: het lezen van berichten en bijlagen staat erin, het recht om te verzenden niet. Er is geen toestemming van een beheerder nodig, tenzij uw Microsoft 365-organisatie die aan hem voorbehoudt. Uw beheerder vindt Tallia terug in zijn eigen beheercentrum en kan de toegang op elk moment intrekken.

U verbindt uw mailbox zelf, vanuit Tallia, met één knop. Die toestemming plaatst u zelf en trekt u in wanneer u wilt, zonder langs uw beheerder te passeren, tenzij uw Microsoft 365-organisatie die toestemming aan hem voorbehoudt: Tallia geeft u dan de link om hem te bezorgen.

Wij nemen de laatste drie jaar van uw post over, van de recentste naar de oudste mails, nooit verder terug, en de post die binnenkomt gaat altijd voor. Afhankelijk van het volume van uw mailbox duurt die overname enkele dagen tot meerdere maanden voor een zeer volle mailbox. Wij zeggen u wanneer ze klaar is.

Wij nemen de dag nadien een half uur met u, via videovergadering of ter plaatse, om u wegwijs te maken. En wij blijven bereikbaar tijdens de eerste week.

Die staat niet op deze pagina. Wij zeggen hem u op de demonstratieafspraak, voluit en btw inbegrepen, want u recupereert ze niet. U kent hem dus vóór elke installatie.

Stoppen kost dezelfde klik als starten. U ontkoppelt uw mailbox vanuit Tallia, of u trekt de toestemming in vanuit uw Microsoft- of Google-scherm, zonder langs ons te passeren: Tallia leest die mailbox meteen niet meer, en de gegevens van het kantoor (uw klanten, uw dossiers, uw stukken) blijven staan voor uw collega's. De dag dat u het abonnement van het kantoor stopzet, vernietigen wij het bestand van uw kantoor, en de back-upkopieën worden binnen acht dagen vernietigd. Uw mails zijn nooit van bij Microsoft of Google weg geweest. Er valt niets te migreren, omdat er niets is dat alleen bij ons leeft.