Wettelijke vermeldingen en privacy

Wie deze site uitgeeft, en wat er met toevertrouwde gegevens gebeurt.

Deze pagina geldt voor de site tallia.be en voor de software Tallia. Ze is geschreven voor u, niet alleen voor een jurist.

De uitgever

NEXTMOVE, besloten vennootschap naar Belgisch recht.
Rue des Robiniers 68, 7024 Mons, België.
Ondernemings- en btw-nummer: BE 0544.916.801
Telefoon: +32 493 19 01 77

De site wordt gehost door Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Parijs, Frankrijk, RCS Parijs 433 115 904, op een infrastructuur in Parijs.

Vragen over deze pagina: louis@nextmove.be.

Deze site volgt u niet

De site die u leest, bestaat uit statische bestanden. Hij plaatst geen enkele cookie, voert geen scripts uit, meet geen bezoekersaantallen en stuurt geen enkele aanvraag naar een derde partij. De lettertypes worden vanaf deze server geleverd en niet vanaf een extern platform, juist zodat het lezen van deze pagina uw IP-adres aan niemand anders dan de hostingpartij doorgeeft.

Er is dus geen cookiebanner: voor het lezen van deze site is uw toestemming nergens voor nodig. De enige toestemming die wij u vragen, is die van het demoformulier, hieronder beschreven, en alleen als u het zelf verstuurt.

Uw aanvraag voor een demo

Het enige wat deze site verstuurt, is het formulier « Demo aanvragen », wanneer u het zelf bevestigt. Het gaat naar deze zelfde server, die het meteen per mail doorstuurt naar het team van NextMove dat de kantoren begeleidt, op het adres germain@nextmove.be. Voor deze verwerking is NextMove BV de verwerkingsverantwoordelijke, en niet een kantoor dat Tallia gebruikt.

• Wat we ontvangen. Uw naam, uw kantoor, uw e-mailadres en, als u ze opgeeft, uw telefoonnummer en uw bericht.
• Waarom. Om u te contacteren over Tallia, en voor niets anders: geen nieuwsbrief, geen verkoop, geen doorgifte. De verwerking steunt op uw toestemming, gegeven door het vakje van het formulier aan te vinken, en beantwoordt uw eigen aanvraag.
• Langs waar het gaat. Er wordt niets opgeslagen op de server van deze site: de aanvraag bestaat er alleen zolang ze doorgestuurd wordt. De mail wordt verzonden via Mailjet (Mailjet SAS, Parijs), de verzenddienst die NextMove al gebruikt en haar verwerker voor dit ene transport, en komt daarna aan in de mailbox van NextMove.
• Hoe lang. De mail wordt bewaard zolang ons contact loopt, en uiterlijk twaalf maanden na ons laatste contact gewist als het tot niets geleid heeft.
• Uw rechten. Inzage, verbetering, wissing of intrekking van uw toestemming, op elk moment, per mail aan contact@tallia.be. Om misbruik te beperken, houdt de server gedurende tien minuten in het werkgeheugen het IP-adres bij waarvan een aanvraag komt, en vergeet het daarna.

De software Tallia, en wie waarvoor instaat

Wanneer een kantoor (uw praktijk, uw studie, uw agentschap) Tallia gebruikt, zijn de rollen in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming de volgende:

• Het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat om zijn dossiers, zijn klanten en zijn briefwisseling. Het bepaalt het doel en de middelen.
• NextMove is verwerker. Wij verwerken de gegevens uitsluitend volgens de instructies van het kantoor, om de dienst te leveren die op deze site beschreven staat. Een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 van de verordening is in voorbereiding, en wordt met het kantoor ondertekend vóór elke toegang tot een mailbox.

Wat Tallia leest, en waarom

Tallia leest de professionele mailbox die het kantoor aanwijst: de berichten, hun bestemmelingen en hun bijlagen.

Ze bewaart noch de tekst van de berichten die uw kantoor ontvangt of verstuurt, noch uw bijlagen, op twee begrensde uitzonderingen na: de tekst die ze u voorstelt, en de tijdelijke bestanden van het lezen in volume. De inhoud van een mail en van een bestand passeert onze server alleen zolang ze gelezen wordt, in het geheugen, en verdwijnt daarna met de verwerking. Wat op haar server in Parijs geschreven wordt, zijn de feiten die ze eruit heeft afgeleid.

1. Uw mailbox, bij Microsoft of Google De post blijft daar.
2. Het geheugen van Tallia De tekst, zolang hij gelezen wordt.
3. De twee versleutelde databanken van het kantoor De feiten, en de tekst die ze u voorstelt.

Alleen bij het lezen in volume: een tijdelijk bestand op een opslag van Scaleway, in Frankrijk, uiterlijk na twee dagen gewist.

Alleen bij een overdrachtsrapport, op verzoek: een tekstbestand dat niet versleuteld is, buiten de databanken, en dat geen enkele opdracht van Tallia wist.

Wat Tallia schrijft, waar, en hoe lang

Wat geschreven wordt	In welke vorm	Opgesteld door een model, zonder controle	Waar	Hoe lang
Het voorgestelde concept	Klare tekst, elke versie	Ja	Register, databank van het kantoor	Standaard 5 jaar, hoogstens 10
De e-mail verstuurd na een concept	SHA-256-vingerafdruk, nooit de tekst	Nee	Register, databank van het kantoor	Standaard 5 jaar, hoogstens 10
De feiten van een bericht	Onderwerp, adressen, korte woorden, ja of nee	Gedeeltelijk	Databank van het kantoor	Tot het bericht verwijderd wordt, vier ervan tot 90 dagen na de ontvangst. Blijven daarna, zolang de fiche of de lijst ze draagt: de taal en de naam van de correspondent, op zijn klantenfiche; het woord van de vraag en de soorten stukken, in het referentiekader van het kantoor; de functie van een derde, in de lijst van het kantoor
De feiten van een bijlage	Aard, nummers, data, vingerafdruk	Gedeeltelijk	Databank van het kantoor	Tot het bericht verwijderd wordt, behalve de nummerplaat, het chassisnummer en de omschrijving van het voertuig, die op de fiche van het voertuig of het goed blijven tot het bestand van het kantoor vernietigd wordt
De contractfiche	Polisnummer voluit	Gedeeltelijk	Databank van het kantoor	Tot het bestand van het kantoor vernietigd wordt
De samenvatting in één zin	Tekst, maximaal 300 tekens	Ja	Tweede databank, andere sleutel	Tot het bericht verwijderd wordt
De geschiedenis van een dossier	Tekst, maximaal 600 tekens, in het Frans en in het Nederlands	Ja	Tweede databank	Vervangen bij elke herschrijving, vernietigd met de bestanden van het kantoor
De samenvatting van een klant	Tekst, maximaal 900 tekens, in het Frans en in het Nederlands	Ja	Tweede databank	Vervangen bij elke herschrijving, vernietigd met de bestanden van het kantoor
Het overdrachtsrapport	Klare tekst: samenvattingen, geschiedenissen	Ja	Niet-versleuteld tekstbestand, buiten de databanken	Geen enkele opdracht van Tallia wist het
De notities bij een dossier	Klare tekst, getypt door uw medewerker	Nee	Databank van het kantoor	Tot het bestand van het kantoor vernietigd wordt
Het Logboek	Labels en data, en het adres van wie de handeling verrichtte wanneer Tallia het kent	Nee	Databank van het kantoor	Standaard 5 jaar, hoogstens 10
Het bestand van een lezing in volume	Tekst van de berichten, afbeelding van de eerste pagina, feiten, antwoord van het model	Gedeeltelijk	Opslag van Scaleway, in Frankrijk	Gewist zodra het antwoord gelezen is, uiterlijk na twee dagen

De concepten die Tallia u voorstelt

De tekst die Tallia u voorstelt, wordt in klare tekst bewaard. Sinds 2 oktober 2026 bewaart Tallia, in het activiteitenregister dat hieronder wordt beschreven, de tekst die ze aan uw medewerker voorstelt: elk concept en elke bijgewerkte versie, woord voor woord, standaard 5 jaar. Van de e-mail die uw kantoor daarna in hetzelfde gesprek verstuurt, bewaart ze enkel de vingerafdruk, nooit de tekst. Maar als uw medewerker het concept ongewijzigd verstuurt, bevat het register in feite de tekst van zijn bericht.

Wat een concept uit een geciteerd bericht kan overnemen

Geen enkele regel van de software kopieert er de tekst in van de berichten die uw klanten u schrijven. Maar het concept wordt opgesteld door een taalmodel, zonder controle achteraf, op basis van de feiten die op deze pagina worden beschreven, de aanwijzingen van uw medewerker en, als voorbeelden van toon, enkele mails die uw kantoor al naar deze correspondent heeft verstuurd (zie verder): als een ervan onderaan het bericht van een klant citeert, zoals mailprogramma's vaak doen, kan een passage uit dat bericht in het concept terechtkomen, en dus in het register.

Het lezen in volume

Een andere uitzondering, begrensd. Om de geschiedenis te lezen van een mailbox die net verbonden is, geeft Tallia de berichten in batches aan het taalmodel: de tekst van die berichten wordt dan in een tijdelijk bestand geplaatst, op een opslag van Scaleway in Frankrijk, samen met het antwoord van het model.

De bijlagen en de dossiers die in volume gelezen worden

Hetzelfde geldt voor de bijlagen die wachten boven wat Tallia bij elke doorgang leest: dan wordt een afbeelding van hun eerste pagina in zo'n bestand geplaatst. Hetzelfde geldt voor de dossiers die ze nog niet beoordeeld heeft, afgerond of nog lopend, boven wat ze bij elke doorgang beoordeelt: dan worden de feiten die ze er al uit gehaald heeft in zo'n bestand geplaatst, nooit de tekst van een bericht: de samenvatting in één zin van elk bericht in de draad dat ze heeft kunnen lezen, met zijn richting (verstuurd door het kantoor of ontvangen), de naam van de soorten stukken die in het dossier ontvangen zijn, de datum van het laatste bericht en het aantal dagen sindsdien, de richting van dat laatste bericht en of het al dan niet gelezen kon worden. De naam van het dossier en die van de klant staan er niet in, buiten wat een samenvatting ervan zegt.

Die bestanden worden gewist zodra Tallia het antwoord gelezen heeft, en hoe dan ook uiterlijk twee dagen na hun plaatsing, door een vervalregel op die opslag. De mail die daarna binnenkomt, wordt bericht per bericht gelezen, in het geheugen, zonder enig bestand, en zijn bijlagen evenzo zolang ze zich niet opstapelen.

De feiten die van een bericht bewaard worden

Bewaard feit	Vorm	Wat het in gang zet
Het onderwerp, de datum, de afzender, de bestemmelingen, de kopieën, het adres van doorschakeling, de conversatie, de klant en het dossier	Klare tekst, adressen en koppelingen	Het klasseren van het bericht
De taal	Frans, Nederlands, Duits of Engels	Het antwoord aan de klant in zijn taal
Het contract	Een koppeling naar zijn fiche, en een ja of nee: in de tekst of op een bijlage gelezen	De koppeling aan het contract; het ja of nee laat toe later die van een bijlage ongedaan te maken
Het onderwerp waarvoor Tallia zich onthoudt	Een etiket uit vier	Tallia schrijft geen concept
De herkende vraag	Eén woord, ingedeeld bij een product en een handeling	Het referentiekader van uw kantoor, waar u het aanpast
Zonder dekking op dit ogenblik	Ja of nee	Het bericht komt 's ochtends bovenaan uw lijst
Een echte vraag, of een bericht dat er alleen over spreekt	Ja of nee	Een vervaldagbericht geldt niet als vraag
Een gevoelig persoonsgegeven	Ja of nee	Een klik « Ik heb het herlezen » voor het antwoord opent. Nooit op een fiche getoond, beoordeelt niemand van uw team.
Een ontevreden klant, op een ontvangen bericht	Ja of nee	Een klik « Ik heb het herlezen », voor een klant die in meerdere gesprekken ontevreden was. Nooit op een fiche getoond, beoordeelt niemand van uw team.
Een mailing, op een verzonden bericht	Ja of nee	Opent geen dossier, maakt van niemand een klant
De soorten stukken die gevraagd of doorgestuurd worden	Eén woord per soort	Wat binnen is en wat ontbreekt; de referentielijst van uw kantoor, waar u het verbetert
De naam van de correspondent, op een ontvangen bericht	Een naam, of « geen leesbare »	De naam van zijn klantenfiche
De klant voor wie hij schrijft	Een naam	Een voorstel op het scherm Duplicaten, niets zonder uw klik
De rol van de correspondent	Eén woord uit vier	Of er een klantenfiche ontstaat, en of er een dossier opent
De hoedanigheid van een derde	Eén woord	De lijst van uw kantoor, zonder nalezing

Elk feit, in detail

Voor een bericht:

• het onderwerp, de datum,
• de taal waarin het geschreven is (Frans, Nederlands, Duits of Engels, ook één keer bewaard als voorkeurstaal van de klantenfiche, zodat Tallia hem in zijn taal antwoordt),
• de afzender, de bestemmelingen en de kopieën,
• het adres van waaruit een mailboxregel of een doorschakeling dit bericht heeft doorgestuurd wanneer dat het geval is (het wordt in de technische header van het bericht gelezen; een handmatig doorgestuurd bericht vanuit Outlook laat geen enkel spoor na, dat is dan een nieuw bericht),
• de conversatie waartoe het behoort, de klant en het dossier waaraan het hangt,
• het contract dat door het polisnummer wordt aangewezen, of dat nummer nu op een bijlage gelezen wordt dan wel in de tekst van het bericht zelf vermeld staat (in dat tweede geval wordt enkel een nummer herkend dat uw kantoor al draagt: het vermelde nummer verlaat het geheugen niet, en een onbekend nummer maakt geen enkele fiche aan), alsook welke van die twee herkomsten het weerhouden verband heeft geleverd, teruggebracht tot een ja of een nee (in de tekst gelezen, dan wel op een bijlage): dat is wat Tallia toelaat later een verband ongedaan te maken dat een bijlage had gelegd, zonder het verband te wissen dat ze in uw tekst gelezen heeft,
• het etiket van het onderwerp waarvoor Tallia zich van schrijven onthoudt, uit een gesloten lijst van vier (« juridisch onderwerp », « aangekondigd overlijden », « aangekondigde opzegging », « gevoelig onderwerp »): geen enkel woord uit uw bericht wordt bewaard, in geen enkele taal, het is de betekenis van de tekst die gelezen wordt en alleen het etiket dat geschreven wordt.
• De vraag die ze in die tekst herkend heeft wanneer ze er een herkent, teruggebracht tot één enkel woord: dat uit haar referentielijst wanneer die het al draagt (« autofinanciering », « woningaanbod »), anders een korte code die het model zelf opstelt om ze te benoemen. Dat woord wordt daarna door het model, op dat ene woord en nooit op uw bericht, ingedeeld bij een product en een handeling (waarop de aanvraag slaat, en wat ermee gebeurt), twee korte namen die het zelf opstelt en die niemand naleest voor ze in het referentiekader van uw kantoor komen, waar u ze kunt aanpassen.
• Een ja of een nee: zegt die tekst dat de klant op dit ogenblik zonder dekking zit (een lopend schadegeval, een polis die net is weggevallen). Dat ja is wat zijn bericht 's ochtends bovenaan uw lijst zet. Een tweede ja of nee zegt of uw correspondent die zaak werkelijk vraagt, dan wel of dit bericht er alleen over spreekt (het vervaldagbericht van een maatschappij vermeldt een product zonder dat iemand erom gevraagd heeft).
• Twee ja of nee, ook door het model bepaald op de betekenis van de tekst, nooit op een woord: bevat dit bericht een gevoelig persoonsgegeven (gezondheid, bankgegevens, identificatienummer, gerechtelijke toestand), en toont uw correspondent zich, op een ontvangen bericht, ontevreden over het kantoor. Geen van beide wordt als label op een fiche getoond en geen van beide beoordeelt een lid van uw team: ze dienen er enkel voor u te vragen het antwoord na te lezen, in het gesprek dat dit gegeven bevat of voor een klant die in meerdere gesprekken ontevreden was, met een klik « Ik heb het herlezen » voor het opent, in Outlook zoals in Gmail (waar de module in het Frans blijft: « J'ai relu », waarna de knop « Insérer le brouillon » verschijnt).
• Een ja of nee, op een bericht dat uw kantoor verstuurd heeft, ook door het model bepaald op de betekenis van de tekst: is dit bericht een zelfde tekst gericht aan een lijst (nieuwsbrief, aankondiging, campagne), eerder dan een uitwisseling met deze ontvanger over zijn eigen zaak. Alleen zo gelezen verzendingen vormen een mailing, die geen dossier opent en van niemand een klant maakt; een verzending die het model op dit punt niet gelezen heeft, is er nooit een, en geen enkel dossier wordt erop gesloten.
• Wanneer dit bericht een stuk opvraagt of doorstuurt, de betrokken soorten stukken, op dezelfde manier herleid tot één enkel woord, uit haar referentielijst wanneer die het al draagt (groene kaart, rijbewijs, loonfiche) en door het model opgesteld wanneer die het nog niet draagt (uittreksel uit het strafregister, vaccinatieboekje). Dat woord benoemt de soort stuk, nooit dit ene document of de persoon die het betreft, maar het wordt door een model geschreven en door niemand herlezen voordat het in de referentielijst van uw kantoor belandt, waar u het kunt verbeteren.
• Op een bericht dat uw kantoor heeft ontvangen, de naam waaronder uw correspondent zich daarin voorstelt, zoals het model die leest in zijn handtekening of in de hoofding, of enkel de vermelding dat hij er geen leesbare naam in geeft: die naam draagt zijn klantenfiche, in plaats van een technische code uit zijn adres.
• Wanneer die correspondent schrijft voor een klant van uw kantoor (een naaste die in zijn plaats antwoordt, of die klant zelf vanaf een ander adres dan gewoonlijk), leest het model de naam van die klant, en die naam wordt bij het bericht bewaard: hij dient enkel om u op het scherm Duplicaten voor te stellen het adres van die correspondent aan de fiche van die klant te koppelen, waarbij niets gekoppeld wordt zonder uw klik.
• De rol van uw correspondent in dit gesprek, herleid tot één woord (persoon, vennootschap, derde, automatische verzending): dat woord, nooit een adres of een naam, beslist of dit bericht een klantenfiche opent en, op een bericht dat uw kantoor heeft ontvangen, of er een dossier wordt geopend. Op een bericht dat uw kantoor heeft verzonden, slaat dat woord op de bestemmelingen: het belet nog altijd dat een klantenfiche ontstaat, en het belet dat er een dossier wordt geopend op naam van een bestemmeling die uw kantoor al kent, maar het belet niet dat er een dossier wordt geopend op de klant waarover dat bericht gaat. Wanneer dat woord « derde » is, de hoedanigheid waarin die derde optreedt, op dezelfde manier herleid tot één woord, overgenomen uit de lijst van uw kantoor wanneer die het al kent en door het model opgesteld wanneer dat nog niet zo is: het benoemt een hoedanigheid, nooit de persoon, en het komt in de lijst van uw kantoor zonder dat iemand het naleest.

Wanneer u een bericht verwijdert

1. Dag 0 Het bericht wordt ontvangen.
2. Vóór dag 90 U verwijdert het: Tallia haalt het uit haar databank en bewaart er vier dingen van, als de correspondent al een fiche heeft.
3. Dag 90 Die vier dingen worden uit de databank gewist.
4. Dag 98 Uiterlijk dan bevat geen enkele back-upkopie ze nog.

De vier dingen, en wat het Logboek bewaart

Wanneer u in uw mailbox een ontvangen bericht verwijdert van een correspondent die al een fiche heeft, haalt Tallia dat bericht uit haar databank maar bewaart ze er vier dingen van, en niets anders dan die vier dingen en de regels van het Logboek die hierna worden beschreven: dat ene rolwoord, het adres van die correspondent, de ontvangstdatum van het bericht en zijn technische kenmerk (de hoofding Message-ID, die voorkomt dat het twee keer telt als u het terugzet in uw mailbox). Zonder dat rolwoord zou een derde van wie u de berichten hebt verwijderd klant worden bij zijn eerstvolgende bericht dat gelezen wordt als afkomstig van een klant. Die vier dingen worden slechts 90 dagen na de ontvangst van het bericht in de databank bewaard en daarna samen gewist; een bericht dat meer dan 90 dagen na ontvangst wordt verwijderd, laat er geen van die vier dingen achter. De back-upkopieën van de databank, die elke nacht worden gemaakt, bewaren wat ze bevatten tot ze worden vernietigd, uiterlijk acht dagen later: die vier dingen kunnen er dus tot 98 dagen na de ontvangst van het bericht in blijven staan.

Welk bericht ook wordt verwijderd, en wat ook zijn ontvangstdatum is, de regels van het Logboek over dat bericht blijven bestaan, met de datum van de verwijdering, gedurende de bewaartermijn van het Logboek (standaard 5 jaar, zie « Bewaring en einde van het contract »): ze bevatten nooit de tekst ervan, enkel een label van wat Tallia heeft voorgesteld of van wat er is gedaan, en hun datum. Ze verliezen hun verwijzing naar dat bericht, behalve de regel die noteert dat een bericht van het ene dossier naar het andere is verplaatst: het label daarvan behoudt het technische kenmerk dat uw mailsysteem aan dat bericht gaf. In de plaats daarvan behouden ze het adres van de mailbox van uw kantoor die dat bericht bevatte, zodat ze voorbehouden blijven aan wie die mailbox leest of het dossier van dat bericht volgt.

De feiten die van een bijlage bewaard worden

Voor een bijlage:

• de bestandsnaam,
• de herkende aard (groene kaart, rijbewijs, loonfiche),
• het polisnummer, de nummerplaat of het chassisnummer (VIN) die erop staan, en de omschrijving van het voertuig die ze erop leest,
• haar datum van uitgifte (meestal die op het document, bij ontstentenis afgeleid uit de ontvangstdatum van de mail) en haar datum van einde geldigheid,
• een digitale vingerafdruk van het bestand,
• en de koppelingen die ze aan uw dossier verbinden: de persoon, het gezin of de onderneming waartoe ze behoort, het verzekerde goed of voertuig, het dossier en het contract in kwestie.

Niet de tekst van de mail, en niet het bestand zelf.

De contractfiche

Dat contract is een aparte fiche, en u bezorgt ze ons niet: Tallia maakt ze zelf aan, de dag waarop ze een polisnummer leest op een bijlage die ze aan een klant en aan een van zijn voertuigen of verzekerde goederen heeft kunnen koppelen. Die fiche bewaart het polisnummer voluit, naast de klant waaraan het hangt. Zij is het die de post van de maatschappij die dat nummer later vermeldt op het juiste dossier doet terechtkomen, en daarom verdwijnt ze niet samen met het bericht: wanneer de mail en de bijlage waaruit dat nummer gelezen werd de mailbox verlaten, blijft de contractfiche bestaan, tot het bestand van het kantoor vernietigd wordt.

Dubbele fiches

Twee verschillende adressen duiden soms dezelfde persoon aan: één klantenfiche per adres zolang niets ze verbindt. Tallia vergelijkt de namen van alle fiches van het kantoor en meldt u de paren die op elkaar lijken, in een apart scherm (« Duplicaten »). Niets wordt automatisch samengevoegd: het is een klik van u, op het precieze paar dat het scherm u toont, die de samenvoeging in gang zet. Die klik verplaatst de berichten, bijlagen, dossiers en contracten die over de twee fiches verdeeld waren naar één enkele fiche, definitief.

Wanneer u een bijlage opent

Wanneer u een bijlage opent vanuit Tallia, wordt ze op dat ogenblik opnieuw bij Microsoft opgevraagd. Er bestaat bij ons geen enkele kopie van: niet in een databank, niet in een map met bestanden, niet in een cache.

Voor een Gmail-mailbox wordt ze op dezelfde manier bij Google opgevraagd, zonder meer kopie.

De samenvatting in één zin

Geschreven door een model, niet nagelezen

Tallia schrijft van een bericht dat ze leest één zin samenvatting, maximaal 300 tekens, en indexeert die om dat bericht op betekenis terug te vinden en niet alleen op zijn exacte woorden. Die zin zegt waarover het bericht gaat en hoe ver het dossier staat: wat dit bericht aankondigt als verkregen, verzonden, toegekend, geweigerd, geregeld of opgegeven, wanneer het iets aankondigt, ook wanneer uw klant meldt dat hij niets meer van u verwacht.

Wat het model ermee doet, en waar ze staat

Op basis daarvan oordeelt het model dat een dossier afgerond is, in plaats van het onbeperkt open te laten staan. Ze is in de woorden van het model herschreven: geen zin en geen zinsfragment uit uw bericht wordt erin overgenomen. Ze staat in een tweede databank, versleuteld met een andere sleutel dan die van uw dossier. Samen met de hierboven vermelde herkende vraag en het onthoudingsetiket is dat alles wat er overblijft van wat een bericht betekende, en een van de weinige die voluit geschreven staan.

Uw verzonden berichten

Tallia bekijkt, één enkele keer, een steekproef van uw eigen vroegere antwoorden om er één algemene regel, maximaal 300 tekens, uit af te leiden over wat uw kantoor zich verbiedt om schriftelijk te bevestigen voor het daar zekerheid over heeft. Deze regel citeert nooit een zin uit uw mails, noemt nooit een klant, en dient daarna om elk ontwerpantwoord na te lezen voor het verschijnt: zolang ze nog niet is vastgesteld, houdt geen enkel ontwerpantwoord er rekening mee. U kunt ze op elk moment raadplegen en aanpassen in het scherm "Referentiekader".

Uw verzonden berichten als voorbeelden van toon

Uw VERZONDEN berichten dienen ook bij elk concept als voorbeelden van toon: op het moment van opstellen leest Tallia, bij Microsoft of bij Google, de mailboxen van uw kantoor die deze medewerker mag lezen (de zijne, die welke de verantwoordelijke hem heeft toegewezen), nooit een andere, houdt daaruit tot drie mails over die uw kantoor al naar dezelfde correspondent heeft verstuurd, niet ouder dan twee jaar, en geeft ze volledig aan het model, samen met de feiten van het dossier. Ze schrijft ze nergens weg. Een antwoord dat in uw mailprogramma wordt geschreven, citeert onderaan vaak het bericht van de klant waarop het antwoordt: die geciteerde tekst gaat dan mee naar het model. Tallia sluit de gesprekken waarin ze zich wegens een gevoelig onderwerp heeft onthouden uit deze voorbeelden uit, de andere niet.

Wat Tallia over een dossier schrijft

Geschreven door een model, niet nagelezen

Telkens een dossier verandert, schrijft Tallia een korte tekst over de stand van zaken, wat er is gebeurd en wat er nog moet gebeuren, maximaal 600 tekens, in het Frans, met een Nederlandse vertaling, op basis van de hierboven beschreven feiten (de samenvatting in één zin van elk bericht in de draad, de ontvangen stukken, de data). Die tekst blijft feitelijk en gedateerd, citeert nooit een zin uit een bericht en spreekt niemand aan: hij gaat over het dossier, in de derde persoon. Geen nalezer controleert hem, en hij staat in dezelfde tweede databank als de samenvatting in één zin, met dezelfde sleutel. U vindt hem terug onder "Geschiedenis", op de dossierfiche en in het Outlook-paneel.

Wat Tallia nog uit dezelfde feiten haalt

Wat Tallia eruit haalt	Wat het op het scherm verandert	Als het model niet antwoordt
Een ja of nee: staat er nog een vraag open (laatste bericht minder dan twee maanden geleden ontvangen)	"een vraag staat nog open" op de kaart van de klant, in "Uw klanten geruststellen"	Niets geschreven, niets getoond
Een ja of nee: heeft uw kantoor dit onderwerp uit eigen beweging geopend	Het dossier komt onder "Opportuniteiten"	Niets geschreven, het dossier blijft een dossier
Eén stap per open dossier, uit vijf	De kolom van het dossier op het scherm Dossiers, die uw medewerker verbetert door te slepen	Niets geschreven, het dossier blijft "nog niet geplaatst"

Deze drie antwoorden, in detail

Uit diezelfde feiten, en alleen daaruit, haalt Tallia één ja of nee per dossier, wanneer het laatste bericht van het dossier minder dan twee maanden geleden bij u binnenkwam: laat dat bericht uw kantoor een vraag, een verzoek of een punt na dat nog op uw antwoord wacht, en niet alleen een aangekondigd stuk, een bedankje of een vraag om geduld. Dat ja of nee wordt door een model bepaald, zonder nalezer, en staat in de databank van uw dossier; het is wat "een vraag staat nog open" op de kaart van de klant laat verschijnen, in "Uw klanten geruststellen" op het ochtendscherm. Het wordt vergeten zodra het dossier beweegt, en daarna opnieuw gelezen op de feiten van dat moment. Antwoordt het model niet, dan wordt niets geschreven en verschijnt er niets.

Tallia haalt ook één ja of nee per dossier over de oorsprong ervan: heeft uw kantoor dit onderwerp uit eigen beweging geopend, om de klant iets voor te stellen waar hij niet om had gevraagd. Dat ja of nee wordt door een model bepaald, zonder nalezer, op het onderwerp en de samenvattingen van de mails van het dossier, nooit op hun tekst, en staat in de databank van uw dossier; een ja zet het dossier onder "Opportuniteiten", los van de lopende dossiers. Antwoordt het model niet, dan wordt niets geschreven en blijft het dossier een dossier.

Tallia haalt verder één stap per open dossier: nieuwe aanvraag, wacht op klant, bij een derde, antwoord aan de klant of af te sluiten. Die stap wordt door een model bepaald, zonder nalezer, op de samenvattingen van de mails van het dossier en hun richting, nooit op hun tekst, en staat in de databank van uw dossier; ze plaatst het dossier in zijn kolom van het scherm Dossiers, en uw medewerker corrigeert ze door te slepen. Ze wordt vergeten zodra het dossier beweegt, en daarna opnieuw gelezen op de feiten van dat moment. Antwoordt het model niet, dan wordt niets geschreven en blijft het dossier "nog niet geplaatst".

De samenvatting van een klant en het overdrachtsrapport

Geschreven door een model, niet nagelezen

Tallia schrijft een samenvatting van wat er met een klant is gebeurd sinds het begin, maximaal 900 tekens, in het Frans, met een Nederlandse vertaling, uitsluitend op basis van de al geschreven geschiedenissen van zijn dossiers (de korte tekst die hierboven beschreven staat), nooit door zijn berichten opnieuw te lezen, van zijn naam en, voor elk dossier, van de titel en de stand ervan.

Wat ze belooft, waar ze verschijnt, wanneer ze verandert

Tallia vraagt het model feitelijk en gedateerd te blijven, nooit een zin uit een bericht te citeren, niemand aan te spreken en geen oordeel over de persoon te vellen; geen nalezer controleert die tekst, en niets garandeert dat het zich daar altijd aan houdt. Hij wordt geschreven tijdens de periodieke verwerking, nooit bij het openen van de fiche, en staat in dezelfde tweede databank als de samenvatting in één zin, met dezelfde sleutel. U vindt hem terug onder "Deze klant in enkele regels", bovenaan de klantenfiche; hij verschijnt daar niet voor een medewerker voor wie een deel van de post of van de dossiers van deze klant niet openstaat, en de ontwerpantwoorden en de chat lezen hem niet opnieuw. Hij wordt alleen herschreven als een van die feiten is veranderd, tijdens een latere periodieke verwerking, niet noodzakelijk de volgende: elke verwerking heeft een beperkt aantal oproepen naar het model, gedeeld met de dossiers, die voorgaan, en een samenvatting waarvoor geen plaats meer is, wacht op de volgende verwerkingen, soms meerdere. De nieuwe versie vervangt de oude, die niet wordt bewaard; antwoordt het model niet, dan blijft de vorige versie staan. Een bericht verwijderen wist hem dus niet meteen. Geen ander gebaar wist hem: hij wordt bewaard zolang uw kantoor Tallia gebruikt, en vernietigd samen met de bestanden van het kantoor aan het einde van het contract.

Het overdrachtsrapport neemt hem ook over: bedoeld voor wie een portefeuille overneemt, maakt NextMove het op verzoek aan, met een opdracht op zijn server, en het neemt in klare tekst, in het Frans, de samenvatting over van elke klant met minstens één open dossier, samen met de titel, de stand en de geschiedenis van elk dossier van het kantoor, in een tekstbestand dat niet versleuteld is en buiten de twee databanken van het kantoor staat. Geen enkele opdracht van Tallia wist dat bestand, ook niet de vernietiging van de bestanden van het kantoor.

De notities, de taken en de handelingen van uw medewerkers

Wat uw medewerkers zelf schrijven: de notities bij een dossier, met de hand getypt op de dossierfiche. Tallia bewaart ze zoals ze zijn, met het adres van hun auteur en hun datum; ze wijzigt of wist ze nooit uit zichzelf, en geen enkel scherm laat dat toe, ook niet aan hun auteur.

Verbetering, vragen van Tallia, taken, stukken, weigeringen en doorsturingen

Wie in een notitie genoemd wordt en de verbetering of wissing ervan vraagt, richt zich tot het kantoor, dat de vraag aan ons doorgeeft (zie Uw rechten); een concept dat Tallia heeft opgesteld na het herlezen van die notitie, bewaart in het activiteitenregister wat het eruit heeft overgenomen, zolang dat register bewaard wordt. Tallia schrijft zelf niets in een notitie en vult ze nooit in op basis van een bericht. Het scherm herinnert eraan de tekst van een mail er niet in over te nemen: wat een notitie bevat, valt onder wie ze schrijft. Via « Een vraag stellen » kan Tallia ook een notitie voorbereiden op basis van wat de medewerker haar net heeft gezegd, nooit op basis van een bericht: ze wordt alleen bewaard als de medewerker ze herleest, zo nodig verbetert en zelf opslaat.

Een notitie kan ook het antwoord zijn van een medewerker op een vraag die Tallia hem stelt in het Outlook-paneel, wanneer het antwoord aan de klant afhangt van informatie die alleen het kantoor heeft; Tallia herleest de laatste notities van een dossier om er de concepten van op te stellen. Die vraag, door een model opgesteld op basis van de hier beschreven feiten, wordt bewaard in plaats van het concept, tot dat concept is opgesteld.

Hetzelfde geldt voor de taken van een dossier: hun omschrijving, aan wie ze zijn toevertrouwd, hun vervaldatum en de datum waarop ze zijn uitgevoerd.

Wanneer een medewerker een collega vraagt om een bijlage die in de mailbox van die collega is binnengekomen, bewaart Tallia wie erom vroeg, welk document, het adres van de collega die het heeft toegestaan en de datum van die toestemming: nooit het bestand, dat bij elke opening opnieuw bij Microsoft of Google wordt gelezen, en ook niet de e-mail waarmee het binnenkwam. Een weigering of intrekking wist die toestemming.

Wanneer een klant bewust weigert een document te bezorgen dat zijn dossier verwacht, kan de medewerker het als dusdanig archiveren: Tallia bewaart welk document, het adres van wie de weigering vastlegde en de datum, nooit de e-mail of de woorden van de klant. Het document herstellen wist die weigering; de regel in het Logboek die ze vermeldt, blijft.

Wanneer een medewerker meldt dat een voorgestelde doorsturing naar een collega een fout is, bewaart Tallia een regel in het Logboek met het type aanvraag en het adres van die collega, om ze niet meer voor te stellen: nooit de e-mail, en ook niet wie klikte. Wanneer hij de e-mail van een voorstel opent om hem door te sturen, bewaart Tallia eveneens een regel in het Logboek met de technische identificatie van die e-mail, het type aanvraag en het adres van de voorgestelde collega: nooit de inhoud van de e-mail, en ook niet wie klikte.

Alle andere regels van het Logboek die sinds 2 oktober 2026 worden geschreven na een handeling van een medewerker, in de applicatie of in het paneel van zijn mailprogramma (een e-mail openen waarvoor een concept wordt opgesteld, een dossier afsluiten, de weigering van een document vastleggen, een notitie, een taak of een collega toevoegen), bewaren ook het aanmeldadres van die medewerker wanneer Tallia weet wie hij is, om te bewijzen wie die handeling verrichtte. Dat adres verschijnt in het Register van het betrokken dossier (de pagina, de afdruk en het CSV-bestand, hierna beschreven), voor wie dat dossier kan zien en, voor een handeling op een e-mail, die e-mail. Drie handelingen tonen het ook elders, omdat Tallia het bij de notitie, de weigering of de taak zelf bewaart: op de dossierfiche, voor wie ze opent, staat de auteur van elke notitie boven die notitie, en wie de weigering van een document vastlegde op de regel van die weigering; en op het scherm Vandaag ziet een medewerker die in een recente notitie of taak wordt vermeld, wie hem daar vermeldde. Een handeling die geen dossier raakt en ook geen e-mail die in een dossier is geklasseerd, bewaart het adres zonder het ergens te tonen. Tallia gebruikt het nooit om het werk van iemand te tellen, te rangschikken of te vergelijken.

Het activiteitenregister

Het activiteitenregister, sinds 2 oktober 2026. Om te kunnen bewijzen wat Tallia heeft geschreven, bewaart ze in klare tekst de tekst die ze aan uw medewerker bezorgt: het concept dat wordt opgesteld wanneer een e-mail wordt geopend, en elke versie die op zijn verzoek wordt bijgewerkt (in het paneel van zijn mailprogramma of in de chat van de dossierfiche), één regel per versie, met de datum, het aanmeldadres van wie opende of bijwerkte, en de regel van het Logboek waar ze bij hoort.

Wat die tekst kan overnemen, de zegel van de regels, de bewaartermijn

Die tekst is wat Tallia zelf heeft geschreven, door een model, op basis van de hier beschreven feiten, de tekst van uw medewerker en de voorbeelden van toon uit uw verzonden mails (zie hoger). Geen enkele regel van de software kopieert er het bericht van uw klant in, maar niets filtert wat het model schrijft: het kan een passage overnemen uit een bericht dat onder een van uw antwoorden wordt geciteerd. Wanneer uw kantoor daarna een e-mail verstuurt in hetzelfde gesprek, bewaart Tallia van die e-mail enkel de vingerafdruk (een SHA-256-berekening van de tekst, waaruit die tekst niet kan worden gereconstrueerd), de technische identificatie en de datum: nooit de tekst. Elke regel van dit register wordt verzegeld met de vorige, zodat een regel die achteraf afzonderlijk wordt gewijzigd of verwijderd, wordt opgemerkt; het herschrijven van het hele einde van het register door iemand die de sleutel van het bestand heeft, of het verwijderen van de laatste regels, zou op die manier alleen niet worden opgemerkt. De software schrijft er nooit de tekst van een ontvangen bericht in. Dit register en het Logboek worden standaard 5 jaar bewaard, of de langere termijn die de verantwoordelijke van uw kantoor heeft gekozen (bijvoorbeeld 7 jaar, als uw toezichthouder dat vraagt, en hoogstens 10 jaar); ze worden nooit eerder gewist, ook niet wanneer het bericht waarover ze gaan wordt verwijderd, en uiterlijk samen met het bestand van uw kantoor vernietigd. Wanneer de oudste regels worden gewist, bewaart Tallia de zegel van de laatste ervan, zodat de rest van het register controleerbaar blijft.

Wat het register en het Logboek over een dossier zeggen, wordt gelezen op de pagina « Register van het dossier », door wie dat dossier kan zien, en ieder leest er enkel de e-mails die hij kan zien. Die pagina kan worden afgedrukt, of vanuit de browser als PDF bewaard, en gedownload als CSV-bestand. Die bestanden worden aangemaakt op het moment van de vraag, Tallia bewaart er geen kopie van, en ze dragen de zegels niet die de regels met elkaar verbinden; eenmaal gedownload vallen ze onder de hoede van uw kantoor. Onder de vingerafdruk van een verzonden e-mail kan een link die e-mail op het moment van de klik opnieuw in uw mailbox lezen en ze u als tekstbestand geven, enkel als de vingerafdruk nog die van het register is; Tallia bewaart dat bestand niet.

Wat Tallia met die feiten doet

Uit die feiten haalt ze drie dingen: bij welke klant en welk dossier een bericht hoort, welke stukken al binnen zijn en welke ontbreken, en een ontwerpantwoord dat de beheerder naleest. Ze verkoopt ze niet, deelt ze niet met een ander kantoor en gebruikt ze niet om een model te trainen.

De rechten die aan Microsoft en Google gevraagd worden

Onze toegang is door de opzet zelf beperkt: elke dossierbeheerder verbindt zijn eigen mailbox, en Tallia leest enkel wat die persoon zelf in Outlook leest, zijn mailbox en de gedeelde mailboxen waartoe hij al toegang heeft. Er is geen toestemming van een beheerder nodig, en Tallia bereikt nooit een mailbox die die persoon niet al zelf kon openen. Tallia beschikt niet over het recht om een bericht te versturen, en geen enkele functie van de software roept een verzendinterface voor mail aan.

Bij Microsoft vraagt Tallia ook leestoegang tot de agenda van wie zijn mailbox verbindt (de Microsoft-machtiging « Calendars.Read », enkel lezen), om de afspraken van de dag op het scherm Vandaag te tonen. Het onderwerp en de uren van die afspraken worden bij elke opening van het scherm opnieuw bij Microsoft gelezen en gaan via het geheugen naar dat scherm: er wordt niets van bewaard, en geen enkel taalmodel leest ze. De collega's die de mail van een mailbox mogen lezen (zij voor wie de verantwoordelijke van het kantoor ze openstelt) zien dus ook de afspraken van de dag ervan, met hun uren en hun onderwerp; een collega die dat recht niet heeft, ziet er geen, en een afspraak die als privé is gemarkeerd, zien de collega's zonder onderwerp. Tallia kan geen afspraak aanmaken, wijzigen of aanvaarden. Een mailbox die werd verbonden voordat Tallia dit recht vroeg, gaf het niet en toont geen agenda zolang ze niet opnieuw wordt verbonden. Er wordt geen enkele Google-agenda gelezen.

Een Gmail-mailbox wordt op dezelfde manier verbonden, met het Google-account van de titularis. Tallia vraagt er enkel leestoegang (de Google-machtiging « gmail.readonly ») en niets anders: ze kan geen bericht verzenden, opstellen, wijzigen of verwijderen. Ze leest de inbox en de verzonden berichten, nooit de map spam of de prullenbak. Wat doorgegeven wordt, is hetzelfde als bij Microsoft: de tekst van het bericht, de geadresseerden, het onderwerp en de bijlagen gaan door het geheugen zolang nodig om de hierboven opgesomde feiten vast te stellen, en niets van die inhoud wordt bewaard. Het token dat de mailbox opent, wordt versleuteld bewaard en vernietigd wanneer u de mailbox loskoppelt.

Het Tallia-paneel in Gmail vraagt, als het geïnstalleerd is, apart een engere machtiging, beperkt tot het bericht dat u geopend hebt: Google geeft Tallia uw geverifieerde adres en de identificatie van dat bericht door, Tallia leest er de kopregels van (identificatie, onderwerp) om het dossier terug te vinden, en verder wordt niets bewaard. Wanneer u op « Concept invoegen » klikt, en alleen dan, maakt Tallia in uw Gmail een conceptantwoord op die draad aan (de Google-machtiging « gmail.addons.current.action.compose »): u leest het na en verstuurt het zelf, Tallia kan nog altijd geen bericht verzenden.

Waar de gegevens staan, en bij wie

• Microsoft. De mailbox blijft bij Microsoft, waar hij al staat. Tallia maakt er verbinding mee met de toestemming van de titularis, die deze op elk moment kan intrekken, net als de beheerder van het kantoor vanuit zijn eigen beheercentrum.
• Google, voor een Gmail-mailbox. De mailbox blijft bij Google, waar hij al staat. Tallia maakt er verbinding mee met enkel leestoegang, met de toestemming van de titularis, die deze op elk moment kan intrekken vanuit zijn Google-account (https://myaccount.google.com/permissions).
• Scaleway, in Frankrijk. De site, de toepassing en de taalmodellen die uw post, uw bijlagen en de structuur van uw overzichten van onbetaalde premies lezen, en die de ontwerpantwoorden opstellen, worden in Parijs gehost, op een Europese infrastructuur. Van een overzicht van onbetaalde premies krijgt het model de hoofding van de tabel zoals ze geschreven is en, van de eerste vijf regels van de tabel, enkel de vorm van elke waarde, waarin elk cijfer 9 wordt en elke reeks letters « a »: geen naam, geen bedrag, geen polisnummer uit die regels. Eén uitzondering: wanneer de hoofding van een overzicht niet even breed is als de regels (samengevoegde cellen, een PDF die de hoofding opsplitst), wordt de eerste gegevensregel als hoofding genomen en gaat die ongewijzigd naar het model.
• Geen enkele andere ontvanger. De gegevens van een kantoor worden niet verkocht, niet samengevoegd met die van een ander kantoor, en niet gebruikt om een model te trainen.

Scheiding tussen kantoren

Kantoor A zijn versleutelde bestanden, zijn sleutels

Kantoor B andere bestanden, andere sleutels

In detail

Elk kantoor beschikt over zijn eigen databankbestand. Wat twee kantoren scheidt, is het bestand zelf, en geen kolom in een gedeelde tabel die een query zou kunnen vergeten te filteren.

Uw rechten, en die van uw klanten

Personen van wie gegevens in de mailbox van een kantoor staan, oefenen hun recht op inzage, verbetering, wissing, beperking en verzet uit bij dat kantoor, dat hun aanspreekpunt is. Wij staan het kantoor bij om te antwoorden, binnen de termijnen die de verordening oplegt.

Een klacht kan worden gericht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.

Bewaring en einde van het contract

Uw kantoor blijft gebonden door zijn eigen bewaarplichten, die het einde van ons contract overleven en op zijn archief slaan, niet op het onze.

De bewaartermijn wordt vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met het kantoor, die ook aanduidt bij wie een verzoek moet worden ingediend. Het Logboek en het activiteitenregister hebben een eigen termijn, los van die van de berichten: standaard 5 jaar, die de verantwoordelijke van het kantoor op het tabblad Kantoor tot 10 jaar kan verlengen; daarna kunnen hun regels worden gewist, nooit eerder. Bij het einde van een contract wordt het bestand van het kantoor vernietigd, en de back-upkopieën die het bevatten worden binnen acht dagen vernietigd.

Eigendom

De software Tallia, haar naam, haar schermen en de inhoud van deze site behoren toe aan NextMove. De gegevens van een kantoor behoren toe aan het kantoor.

Terug naar de startpagina