Mentions légales et vie privée

Qui édite ce site, et ce que devient une donnée qui nous est confiée.

Cette page vaut pour le site tallia.be et pour le logiciel Tallia. Elle est écrite pour vous, pas seulement pour un juriste.

L'éditeur

NEXTMOVE, société à responsabilité limitée de droit belge.
Rue des Robiniers 68, 7024 Mons, Belgique.
Numéro d'entreprise et numéro de TVA : BE 0544.916.801
Téléphone : +32 493 19 01 77

Le site est hébergé par Scaleway SAS, 8 rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Paris, France, RCS Paris 433 115 904, sur une infrastructure située à Paris.

Pour toute question sur cette page : louis@nextmove.be.

Ce site ne vous suit pas

Le site que vous lisez est fait de fichiers statiques. Il ne dépose aucun cookie, n'exécute aucun script, ne mesure aucune audience et n'envoie aucune requête vers un service tiers. Les polices de caractères sont servies depuis ce serveur et non depuis une plateforme extérieure, précisément pour que la lecture de cette page ne communique votre adresse IP à personne d'autre que l'hébergeur.

Il n'y a donc pas de bandeau de cookies : lire ce site ne demande votre accord pour rien. Le seul accord que nous vous demandons est celui du formulaire de démonstration, décrit juste en dessous, et seulement si vous choisissez de l'envoyer.

Votre demande de démonstration

Le seul envoi que fait cette page est celui du formulaire « Demander une démo », quand vous le validez vous-même. Il part vers ce même serveur, qui le transmet aussitôt par mail à l'équipe de NextMove qui accompagne les bureaux, à l'adresse germain@nextmove.be. Pour ce traitement-là, c'est NextMove SRL qui en est responsable, et non un bureau qui utilise Tallia.

Ce que nous recevons. Votre nom, votre bureau, votre adresse mail, et, si vous les donnez, votre numéro de téléphone et votre message.
Pourquoi. Pour vous recontacter au sujet de Tallia, et pour rien d'autre : ni lettre d'information, ni revente, ni partage. Le traitement repose sur votre accord, donné en cochant la case du formulaire, et répond à votre propre demande.
Par où cela passe. Rien n'est enregistré sur le serveur de ce site : la demande n'y existe que le temps d'être transmise. Le mail est acheminé par Mailjet (Mailjet SAS, Paris), le service d'envoi que NextMove utilise déjà et son sous-traitant pour ce seul acheminement, puis arrive dans la messagerie de NextMove.
Combien de temps. Le mail est gardé le temps de notre échange, et supprimé au plus tard douze mois après notre dernier contact s'il n'a débouché sur rien.
Vos droits. Accès, rectification, effacement ou retrait de votre accord, à tout moment, par mail à contact@tallia.be. Pour limiter les abus, le serveur garde en mémoire vive, pendant dix minutes, l'adresse IP d'où vient une demande, et l'oublie ensuite.

Le logiciel Tallia, et qui répond de quoi

Quand un bureau (votre cabinet, votre étude, votre agence) utilise Tallia, les rôles au sens du règlement général sur la protection des données sont les suivants :

Le bureau est responsable du traitement. Ce sont ses dossiers, ses clients et sa correspondance. Il décide de la finalité et des moyens.
NextMove est sous-traitant. Nous traitons les données uniquement sur instruction du bureau, pour lui rendre le service décrit sur ce site. Un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du règlement est en préparation, et sera signé avec le bureau avant tout accès à une boîte aux lettres.

Ce que Tallia lit, et pourquoi

Tallia lit la boîte aux lettres professionnelle que le bureau lui désigne : les messages, leurs destinataires et leurs pièces jointes.

Elle ne conserve ni le texte des messages que votre bureau reçoit ou envoie, ni vos pièces jointes, à deux exceptions près, bornées : le texte qu'elle vous propose, et les fichiers temporaires des lectures en volume. Le corps d'un mail et le contenu d'un fichier ne traversent notre serveur que le temps d'être lus, en mémoire, puis disparaissent avec le traitement. Ce qui est écrit sur son serveur à Paris, ce sont les faits qu'elle en a tirés.

Votre boîte, chez Microsoft ou Google Le courrier y reste.
La mémoire de Tallia Le texte, le temps d'être lu.
Les deux bases chiffrées du bureau Les faits, et le texte qu'elle vous propose.

Lectures en volume seulement : un fichier temporaire sur un stockage Scaleway, en France, effacé en deux jours au plus.

Rapport de passation, à la demande seulement : un fichier texte non chiffré, hors des bases, qu'aucune commande de Tallia n'efface.

Ce que Tallia écrit, où, et combien de temps
Ce qui est écrit	Sous quelle forme	Rédigé par un modèle, sans vérificateur	Où	Combien de temps
Le brouillon proposé	Texte en clair, chaque version	Oui	Registre, base du bureau	5 ans par défaut, 10 au plus
Le mail envoyé après un brouillon	Empreinte SHA-256, jamais le texte	Non	Registre, base du bureau	5 ans par défaut, 10 au plus
Les faits d'un message	Objet, adresses, mots courts, oui ou non	En partie	Base du bureau	Jusqu'à la suppression du mail, quatre d'entre eux jusqu'à 90 jours après sa réception. Restent au-delà, tant que la fiche ou la liste les porte : la langue et le nom du correspondant, sur sa fiche client ; le mot de la demande et les types de pièces, au référentiel du bureau ; la fonction d'un tiers, à la liste du bureau
Les faits d'une pièce jointe	Nature, numéros, dates, empreinte	En partie	Base du bureau	Jusqu'à la suppression du mail, sauf la plaque, le VIN et la désignation du véhicule, gardés sur la fiche du véhicule ou du bien jusqu'à la destruction du fichier du bureau
La fiche du contrat	Numéro de police en clair	En partie	Base du bureau	Jusqu'à la destruction du fichier du bureau
Le résumé d'une ligne	Texte, 300 caractères au plus	Oui	Seconde base, clé distincte	Jusqu'à la suppression du mail
L'Historique d'un dossier	Texte, 600 caractères au plus, en français et en néerlandais	Oui	Seconde base	Remplacé à chaque réécriture, détruit avec les fichiers du bureau
La synthèse d'un client	Texte, 900 caractères au plus, en français et en néerlandais	Oui	Seconde base	Remplacée à chaque réécriture, détruite avec les fichiers du bureau
Le rapport de passation	Texte en clair : synthèses, Historiques	Oui	Fichier texte non chiffré, hors des bases	Aucune commande de Tallia ne l'efface
Les notes d'un dossier	Texte en clair, tapé par votre collaborateur	Non	Base du bureau	Jusqu'à la destruction du fichier du bureau
Le Journal	Étiquettes et dates, et l'adresse de qui a fait le geste quand Tallia la connaît	Non	Base du bureau	5 ans par défaut, 10 au plus
Le fichier d'une lecture en volume	Texte des messages, image de première page, faits, réponse du modèle	En partie	Stockage Scaleway, en France	Effacé dès la réponse relue, deux jours au plus

Les brouillons que Tallia vous propose

Le texte que Tallia vous propose est gardé en clair. Depuis le 2 octobre 2026, Tallia conserve, dans le registre d'activité décrit plus bas, le texte qu'elle propose à votre collaborateur : chaque brouillon et chaque version retouchée, mot pour mot, 5 ans par défaut. Du mail que votre bureau envoie ensuite sur la même conversation, elle ne garde que l'empreinte, jamais le texte. Mais si votre collaborateur envoie le brouillon sans le modifier, le registre contient, de fait, le texte de son message.

Ce qu'un brouillon peut reprendre d'un message cité

Aucune ligne du logiciel n'y recopie le texte des messages que vos clients vous écrivent. Mais le brouillon est rédigé par un modèle de langage, sans vérificateur, à partir des faits décrits sur cette page, des consignes de votre collaborateur et, comme exemples de ton, de quelques mails que votre bureau a déjà envoyés à ce correspondant (voir plus bas) : si l'un d'eux cite en dessous le message d'un client, comme le font souvent les messageries, un passage de ce message peut se retrouver dans le brouillon, et donc dans le registre.

Les lectures en volume

Une autre exception, bornée. Pour lire l'historique d'une boîte qu'on vient de connecter, Tallia confie les messages par lots au modèle de langage : le texte de ces messages est alors déposé dans un fichier temporaire, sur un stockage Scaleway en France, avec la réponse du modèle.

Les pièces jointes et les dossiers lus en volume

Il en va de même des pièces jointes qui attendent au-delà de ce que Tallia lit à chaque passage : c'est alors une image de leur première page qui est déposée dans un tel fichier. Il en va de même des dossiers qu'elle n'a pas encore jugés, terminés ou toujours en cours, au-delà de ce qu'elle juge à chaque passage : ce sont alors les faits qu'elle en a déjà tirés qui sont déposés dans un tel fichier, jamais le texte d'un message : le résumé d'une ligne de chaque message du fil qu'elle a pu lire, avec son sens (envoyé par le bureau ou reçu par lui), le nom des types de pièces reçues au dossier, la date du dernier message et le nombre de jours écoulés depuis, le sens de ce dernier message et le fait qu'il a pu être lu ou non. Ni le nom du dossier ni celui du client n'y figurent, hors de ce qu'un résumé en dit.

Ces fichiers sont effacés dès que Tallia a relu la réponse, et en tout état de cause au plus tard deux jours après leur dépôt, par une règle d'expiration posée sur ce stockage. Le courrier qui arrive ensuite est lu un message à la fois, en mémoire, sans aucun fichier, et ses pièces jointes de même tant qu'elles ne s'accumulent pas.

Les faits gardés d'un message

Fait gardé	Forme	Ce qu'il déclenche
L'objet, la date, l'expéditeur, les destinataires, les copies, l'adresse de redirection, le fil, le client et le dossier	En clair, adresses et liens	Le rangement du message
La langue	Français, néerlandais, allemand ou anglais	La réponse au client dans sa langue
Le contrat	Un lien vers sa fiche, et un oui ou non : lu dans le texte ou sur une pièce	Le rattachement au contrat ; le oui ou non permet de défaire plus tard celui qu'une pièce a posé
Le sujet devant lequel Tallia s'abstient	Une étiquette parmi quatre	Tallia ne rédige pas de brouillon
La demande reconnue	Un mot, rangé sous un produit et un geste	Le référentiel de votre bureau, où vous le corrigez
Sans couverture en ce moment	Oui ou non	Le message remonte en tête de votre liste le matin
Une demande réelle, ou un message qui en parle	Oui ou non	Un avis d'échéance n'est pas pris pour une demande
Une donnée personnelle sensible	Oui ou non	Un clic « J'ai relu » avant que la réponse s'ouvre. Jamais affiché sur une fiche, ne note personne de votre équipe.
Un client mécontent, sur un message reçu	Oui ou non	Un clic « J'ai relu », pour un client mécontent sur plusieurs échanges. Jamais affiché sur une fiche, ne note personne de votre équipe.
Un publipostage, sur un message envoyé	Oui ou non	N'ouvre aucun dossier, ne fait de personne un client
Les types de pièces réclamées ou transmises	Un mot par type	Ce qui est arrivé et ce qui manque ; le référentiel de votre bureau, où vous le corrigez
Le nom du correspondant, sur un message reçu	Un nom, ou « aucun de lisible »	Le nom de sa fiche client
Le client pour qui il écrit	Un nom	Une proposition sur l'écran Doublons, rien sans votre clic
Le rôle du correspondant	Un mot parmi quatre	Si une fiche client naît, et si un dossier s'ouvre
La fonction d'un tiers	Un mot	La liste de votre bureau, sans relecture

Chaque fait, en détail

Pour un message :

son objet, sa date,
la langue dans laquelle il est écrit (français, néerlandais, allemand ou anglais, retenue aussi une seule fois comme langue de préférence de la fiche client, pour que Tallia lui réponde dans sa langue),
l'expéditeur, les destinataires et les copies,
l'adresse depuis laquelle une règle de boîte ou une redirection a fait suivre ce message quand c'est le cas (elle se lit dans l'en-tête technique du message ; un transfert fait à la main depuis Outlook n'en laisse aucune trace, c'est alors un message neuf),
le fil auquel il appartient, le client et le dossier auxquels il se rattache,
le contrat que désigne le numéro de police, qu'il soit lu sur une pièce jointe ou cité dans le texte du message lui-même (dans ce second cas, seul un numéro que votre bureau porte déjà est reconnu : le numéro cité ne sort pas de la mémoire, et un numéro inconnu ne crée aucune fiche), ainsi que laquelle de ces deux provenances a fourni le rattachement retenu, réduite à un oui ou un non (lu dans le texte, ou lu sur une pièce) : c'est ce qui permet à Tallia de défaire plus tard un rattachement qu'une pièce avait posé, sans effacer celui qu'elle a lu dans votre texte,
l'étiquette du sujet devant lequel Tallia s'abstient de rédiger, prise dans une liste fermée de quatre (« sujet juridique », « décès annoncé », « résiliation annoncée », « sujet sensible ») : aucun mot de votre message n'est conservé, dans aucune langue, c'est le sens du texte qui est lu et l'étiquette seule qui est écrite.
La demande qu'elle a reconnue dans ce texte quand elle en reconnaît une, réduite à un seul mot : celui de son référentiel quand il porte déjà ce nom (« financement auto », « offre habitation »), sinon un identifiant court que le modèle rédige lui-même pour la nommer. Ce mot est ensuite rangé par le modèle, sur ce seul mot et jamais sur votre message, sous un produit et un geste (ce sur quoi porte la demande, et ce qu'on y fait), deux noms courts qu'il rédige et que personne ne relit avant qu'ils entrent au référentiel de votre bureau, où vous pouvez les corriger.
Un oui ou un non : ce texte dit-il que le client se trouve sans couverture en ce moment (un sinistre en cours, une police qui vient de tomber). C'est ce oui-là qui fait remonter son message en tête de votre liste le matin. Un second oui ou non dit si votre correspondant demande réellement cette chose, ou si ce message ne fait qu'en parler (l'avis d'échéance d'une compagnie cite un produit sans que personne ne l'ait demandé).
Deux oui ou non, eux aussi posés par le modèle sur le sens du texte, jamais sur un mot : ce message contient-il une donnée personnelle sensible (santé, données bancaires, numéro d'identification, situation judiciaire), et, sur un message reçu, votre correspondant s'y montre-t-il mécontent du bureau. Aucun des deux n'est affiché comme une étiquette sur une fiche et aucun ne note un membre de votre équipe : ils servent seulement à vous demander de relire la réponse, sur le fil qui porte cette donnée ou pour un client qui s'est montré mécontent sur plusieurs échanges, par un clic « J'ai relu » avant qu'elle s'ouvre, dans Outlook comme dans Gmail (où ce clic fait apparaître le bouton « Insérer le brouillon »).
Un oui ou non, sur un message que votre bureau a envoyé, posé lui aussi par le modèle sur le sens du texte : ce message est-il un même texte adressé à une liste (lettre d'information, annonce, campagne), plutôt qu'un échange avec ce destinataire sur sa propre affaire. Seuls les envois lus ainsi forment un publipostage, qui n'ouvre aucun dossier et ne fait de personne un client ; un envoi que le modèle n'a pas lu sur ce point n'en est jamais un, et aucun dossier n'est fermé sur lui.
Quand ce message réclame ou transmet une pièce, les types de pièces concernés, réduits de la même façon à un seul mot, pris à son référentiel quand il porte déjà ce nom (carte verte, permis, fiche de paie) et rédigé par le modèle quand il ne l'a pas encore (extrait de casier judiciaire, carnet de vaccination). Ce mot nomme le type de pièce, jamais ce document-ci ni la personne qu'il concerne, mais c'est un modèle qui l'écrit et personne ne le relit avant qu'il n'entre au référentiel de votre bureau, où vous pouvez le corriger.
Sur un message que votre bureau a reçu, le nom sous lequel votre correspondant s'y présente, tel que le modèle le lit dans sa signature ou dans l'en-tête, ou la seule mention qu'il n'y en donne aucun de lisible : c'est ce nom que porte sa fiche client, plutôt qu'un identifiant technique tiré de son adresse.
Quand ce correspondant écrit pour un client de votre bureau (un proche qui répond à sa place, ou ce client lui-même depuis une autre adresse que d'habitude), le modèle lit le nom de ce client, et ce nom est gardé sur le message : il sert seulement à vous proposer, sur l'écran Doublons, de rattacher l'adresse de ce correspondant à la fiche de ce client, rien n'étant rattaché sans votre clic.
Le rôle de votre correspondant dans cet échange, réduit à un mot (personne, société, tiers, envoi automatique) : c'est ce mot, jamais une adresse ni un nom, qui décide si une fiche client naît de ce message et, sur un message que votre bureau a reçu, si un dossier s'ouvre. Sur un message que votre bureau a envoyé, ce mot qualifie les destinataires : il empêche toujours la naissance d'une fiche client, et il empêche qu'un dossier s'ouvre au nom d'un destinataire que votre bureau connaît déjà, mais il n'empêche pas l'ouverture d'un dossier sur le client dont ce message parle. Quand ce mot est « tiers », la fonction dans laquelle ce tiers intervient, réduite de la même façon à un seul mot, pris à la liste de votre bureau quand elle porte déjà ce nom et rédigé par le modèle quand elle ne l'a pas encore : il nomme une fonction, jamais la personne, et il entre à la liste de votre bureau sans que personne le relise.

Quand vous supprimez un mail

Jour 0 Le mail est reçu.
Avant le jour 90 Vous le supprimez : Tallia le retire de sa base et en garde quatre choses, si son correspondant a déjà sa fiche.
Jour 90 Ces quatre choses sont effacées de la base.
Jour 98 Au plus tard, plus aucune copie de sauvegarde ne les contient.

Les quatre choses, et ce que garde le Journal

Quand vous supprimez de votre boîte un mail reçu d'un correspondant qui a déjà sa fiche, Tallia retire ce mail de sa base mais en garde quatre choses, et rien d'autre que ces quatre choses et les lignes du Journal décrites juste après : ce seul mot de rôle, l'adresse de ce correspondant, la date de réception du mail et son identifiant technique (l'en-tête Message-ID, qui évite de le compter deux fois si vous le remettez dans votre boîte). Sans ce mot de rôle, un tiers dont vous avez supprimé les mails deviendrait client au premier mail suivant lu comme venant d'un client. Ces quatre choses ne sont gardées dans la base que 90 jours après la réception du mail, puis elles sont effacées ensemble ; un mail supprimé plus de 90 jours après sa réception n'y laisse aucune de ces quatre choses. Les copies de sauvegarde de la base, faites chaque nuit, gardent ce qu'elles contiennent jusqu'à leur destruction, au plus tard huit jours après : ces quatre choses peuvent donc y survivre jusqu'à 98 jours après la réception du mail.

Quel que soit le mail supprimé, et quelle que soit sa date de réception, les lignes du Journal qui portaient sur lui restent, avec la date de sa suppression, pour la durée de conservation du Journal (5 ans par défaut, voir « Conservation et fin de contrat ») : elles ne contiennent jamais son texte, seulement une étiquette de ce que Tallia a proposé ou de ce qui a été fait, et leur date. Elles perdent leur lien vers ce mail, sauf la ligne qui note qu'un mail a été déplacé d'un dossier à un autre : son étiquette garde l'identifiant technique que votre messagerie donnait à ce mail. Elles gardent à la place l'adresse de la boîte de votre bureau qui détenait ce mail, pour rester réservées à ceux qui lisent cette boîte ou suivent le dossier de ce mail.

Les faits gardés d'une pièce jointe

Pour une pièce jointe :

son nom de fichier,
sa nature reconnue (carte verte, permis, fiche de paie),
le numéro de police, la plaque ou le numéro de châssis (VIN) qui y figurent, ainsi que la désignation du véhicule qu'elle y lit,
sa date d'émission (généralement celle imprimée sur le document, déduite à défaut de la date de réception du mail) et sa date de fin de validité,
une empreinte numérique du fichier,
et les rattachements qui la relient à votre dossier : la personne, le ménage ou la société dont elle relève, le bien ou véhicule assuré, le dossier et le contrat concernés.

Ni le corps du mail, ni le fichier lui-même.

La fiche du contrat

Ce contrat est une fiche à part, et ce n'est pas vous qui nous la donnez : Tallia la crée elle-même, le jour où elle lit un numéro de police sur une pièce jointe qu'elle a su rattacher à un client et à l'un de ses véhicules ou biens assurés. Cette fiche garde le numéro de police en clair, à côté du client auquel il se rattache. C'est elle qui fait retomber sur le bon dossier le courrier de compagnie qui citera ce numéro plus tard, et c'est pourquoi elle ne disparaît pas avec le message : quand le mail et la pièce dont ce numéro a été lu quittent la boîte aux lettres, la fiche du contrat reste, jusqu'à la destruction du fichier du bureau.

Les fiches en double

Deux adresses différentes désignent parfois la même personne : une fiche client par adresse tant que rien ne les relie. Tallia compare les noms de toutes les fiches du bureau et vous signale les paires qui se ressemblent, dans un écran dédié (« Doublons »). Rien n'est fusionné automatiquement : c'est un clic de votre part, sur la paire précise qu'il vous montre, qui déclenche le rapprochement. Ce clic déplace vers une seule fiche les messages, pièces jointes, dossiers et contrats qui étaient partagés entre les deux, de façon définitive.

Quand vous ouvrez une pièce jointe

Quand vous ouvrez une pièce jointe depuis Tallia, elle est redemandée à Microsoft à cet instant précis. Il n'en existe chez nous aucune copie : ni en base de données, ni dans un dossier de fichiers, ni en cache.

Pour une boîte Gmail, c'est à Google qu'elle est redemandée, de la même façon et sans davantage de copie.

Le résumé d'une ligne

Écrit par un modèle, non relu

Tallia écrit, d'un message qu'elle lit, une phrase de résumé, 300 caractères au maximum, et l'indexe pour retrouver ce message par le sens et pas seulement par ses mots exacts. Cette phrase dit de quoi le message traite et où en est le dossier : ce que ce message annonce d'obtenu, d'envoyé, d'accordé, de refusé, de réglé ou d'abandonné, quand il annonce quelque chose, y compris quand votre client vous dit qu'il n'attend plus rien de vous.

Ce que le modèle en fait, et où elle vit

C'est sur elle que le modèle juge qu'un dossier est terminé, au lieu de vous le laisser ouvert indéfiniment. Elle est reformulée dans les mots du modèle : ni une phrase, ni un fragment de phrase de votre message n'y est recopié. Elle vit dans une seconde base de données, chiffrée avec une clé différente de celle de votre dossier. Avec la demande reconnue et l'étiquette d'abstention dont il est question plus haut, c'est tout ce qui subsiste de ce qu'un message voulait dire, et l'une des rares à être écrite en toutes lettres.

Vos messages envoyés

Tallia regarde, une seule fois, un échantillon de vos propres réponses passées pour en tirer une règle générale, 300 caractères au maximum, sur ce que votre bureau s'interdit d'affirmer par écrit avant d'en avoir la certitude. Cette règle ne cite jamais une phrase de vos mails, ne nomme jamais un client, et sert ensuite à relire chaque brouillon avant qu'il ne s'affiche : tant qu'elle n'a pas encore été établie, aucun brouillon n'en tient compte. Vous pouvez la consulter et la corriger à tout moment dans l'écran « Référentiel ».

Vos messages envoyés comme exemples de ton

Vos messages ENVOYÉS servent aussi à chaque brouillon, comme exemples de ton : au moment de rédiger, Tallia relit, chez Microsoft ou chez Google, les boîtes de votre bureau que ce collaborateur a le droit de lire (la sienne, celles que le responsable lui a attribuées), jamais une autre, y retient jusqu'à trois mails que votre bureau a déjà envoyés à ce même correspondant, de moins de deux ans, et les transmet en entier au modèle avec les faits du dossier. Elle ne les écrit nulle part. Une réponse écrite dans votre messagerie cite souvent, en dessous, le message du client auquel elle répond : ce texte cité part alors au modèle avec elle. Tallia écarte de ces exemples les conversations où elle s'est abstenue pour un sujet sensible, pas les autres.

Ce que Tallia écrit sur un dossier

Écrit par un modèle, non relu

À chaque changement d'un dossier, Tallia rédige un texte court sur son état, ce qui s'y est passé et ce qu'il reste à faire, 600 caractères au maximum, en français, avec sa traduction néerlandaise, à partir des faits décrits plus haut (le résumé d'une ligne de chaque message du fil, les pièces reçues, les dates). Ce texte reste factuel et daté, ne cite jamais une phrase d'un message et ne s'adresse à personne : il parle du dossier, à la troisième personne. Aucun vérificateur ne le contrôle, et il vit dans la même seconde base de données que le résumé d'une ligne, avec la même clé. Vous le retrouvez sous « Historique », sur la fiche du dossier et dans le panneau Outlook.

Ce que Tallia tire encore des mêmes faits
Ce que Tallia en tire	Ce que cela change à l'écran	Si le modèle ne répond pas
Un oui ou un non : une question reste-t-elle ouverte (dernier message reçu depuis moins de deux mois)	« une question reste ouverte » sur la carte du client, dans « Rassurer vos clients »	Rien n'est écrit, rien ne s'affiche
Un oui ou un non : votre bureau a-t-il ouvert ce sujet de lui-même	Le dossier passe sous « Opportunités »	Rien n'est écrit, le dossier reste un dossier
Une étape par dossier ouvert, parmi cinq	La colonne du dossier sur l'écran Dossiers, que votre collaborateur corrige d'un glisser	Rien n'est écrit, le dossier reste « pas encore placé »

Ces trois réponses, en détail

Des mêmes faits, et d'eux seuls, Tallia tire un oui ou un non par dossier, quand le dernier message du dossier vous est arrivé depuis moins de deux mois : ce message laisse-t-il à votre bureau une question, une demande ou un point à régler qui attend encore votre réponse, et pas seulement une pièce annoncée, un merci ou une demande de patienter. Ce oui ou ce non est posé par un modèle, sans vérificateur, et vit dans la base de votre dossier ; c'est lui qui fait écrire « une question reste ouverte » sur la carte du client, dans « Rassurer vos clients » sur l'écran du matin. Il est oublié dès que le dossier bouge, puis relu sur ses faits du moment. Quand le modèle ne répond pas, rien n'est écrit et rien ne s'affiche.

Tallia tire aussi un oui ou un non par dossier sur son origine : votre bureau a-t-il ouvert ce sujet de lui-même, pour proposer au client quelque chose qu'il n'avait pas demandé. Ce oui ou ce non est posé par un modèle, sans vérificateur, sur le sujet et les résumés des mails du dossier, jamais sur leur texte, et vit dans la base de votre dossier ; un oui range le dossier sous « Opportunités », à part des dossiers en cours. Quand le modèle ne répond pas, rien n'est écrit et le dossier reste un dossier.

Tallia tire encore une étape par dossier ouvert : nouvelle demande, en attente du client, chez un tiers, réponse au client ou à clore. Cette étape est posée par un modèle, sans vérificateur, sur les résumés des mails du dossier et leur sens de circulation, jamais sur leur texte, et vit dans la base de votre dossier ; elle place le dossier dans sa colonne de l'écran Dossiers, et votre collaborateur la corrige d'un glisser. Elle est oubliée dès que le dossier bouge, puis relue sur ses faits du moment. Quand le modèle ne répond pas, rien n'est écrit et le dossier reste « pas encore placé ».

La synthèse d'un client et le rapport de passation

Écrit par un modèle, non relu

Tallia rédige la synthèse de ce qui s'est passé avec un client depuis le début, 900 caractères au maximum, en français, avec sa traduction néerlandaise, à partir des seuls Historiques déjà rédigés de ses dossiers (le texte court décrit plus haut), jamais en relisant ses messages, de son nom et, pour chaque dossier, de son intitulé et de son état.

Ce qu'elle promet, où elle s'affiche, quand elle change

Tallia demande au modèle de rester factuel et daté, de ne jamais citer une phrase d'un message, de ne s'adresser à personne et de ne porter aucun jugement sur la personne ; aucun vérificateur ne le contrôle, et rien ne garantit qu'il s'y tienne toujours. Il est rédigé lors du traitement périodique, jamais à l'ouverture de la fiche, et vit dans la même seconde base de données que le résumé d'une ligne, avec la même clé. Vous le retrouvez sous « Ce client en quelques lignes », en tête de la fiche client ; il ne s'y affiche pas pour un collaborateur à qui une partie du courrier ou des dossiers de ce client n'est pas ouverte, et ni les brouillons ni le chat ne le relisent. Il n'est réécrit que si l'un de ces faits a changé, lors d'un traitement périodique ultérieur, pas forcément le suivant : chaque traitement dispose d'un nombre limité d'appels au modèle, partagé avec les dossiers, qui passent en premier, et une synthèse qui n'y trouve pas de place attend les traitements suivants, parfois plusieurs. La nouvelle version remplace l'ancienne, qui n'est pas gardée ; quand le modèle ne répond pas, la version précédente reste en place. Supprimer un mail ne l'efface donc pas sur-le-champ. Aucun autre geste ne l'efface : il est conservé tant que votre bureau utilise Tallia, et détruit avec les fichiers du bureau à la fin du contrat.

Le rapport de passation le recopie aussi : destiné à qui reprend un portefeuille, NextMove le produit à la demande, par une commande sur son serveur, et il reprend en clair, en français, la synthèse de chaque client qui a au moins un dossier ouvert, avec l'intitulé, l'état et l'Historique de chaque dossier du bureau, dans un fichier texte non chiffré, hors des deux bases du bureau. Aucune commande de Tallia n'efface ce fichier, pas même la destruction des fichiers du bureau.

Les notes, les tâches et les gestes de vos collaborateurs

Ce que vos collaborateurs écrivent eux-mêmes : les notes d'un dossier, tapées à la main sur sa fiche. Tallia les conserve telles quelles, avec l'adresse de leur auteur et leur date ; elle ne les modifie ni ne les efface d'elle-même, et aucun écran ne permet de le faire, pas même à leur auteur.

Rectification, questions de Tallia, tâches, pièces, refus et transferts

Une personne nommée dans une note qui en demande la rectification ou l'effacement s'adresse au bureau, qui nous transmet la demande (voir Vos droits) ; un brouillon que Tallia a rédigé en relisant cette note garde, dans le registre d'activité, ce qu'il en a repris, pour la durée de ce registre. Tallia n'écrit rien dans une note et ne la remplit jamais à partir d'un message. L'écran rappelle de ne pas y recopier le texte d'un mail : ce qu'une note contient relève de celui qui l'écrit. Depuis « Poser une question », Tallia peut aussi préparer une note à partir de ce que le collaborateur vient de lui dire, jamais d'un message : elle n'est conservée que si le collaborateur la relit, la corrige au besoin et l'enregistre lui-même.

Une note peut aussi être la réponse d'un collaborateur à une question que Tallia lui pose dans le panneau Outlook, quand la réponse au client dépend d'une information que seul le bureau détient ; Tallia relit les dernières notes d'un dossier pour en rédiger les brouillons. Cette question, rédigée par un modèle à partir des faits décrits ici, est gardée à la place du brouillon, jusqu'à ce que celui-ci soit rédigé.

Il en va de même des tâches d'un dossier : leur intitulé, à qui elles sont confiées, leur échéance et la date à laquelle elles ont été faites.

Quand un collaborateur demande à un collègue une pièce jointe reçue dans la boîte de ce collègue, Tallia garde qui l'a demandée, quelle pièce, l'adresse du collègue qui l'a autorisée et la date de cette autorisation : jamais le fichier, qui est relu chez Microsoft ou Google à chaque ouverture, ni le mail qui l'a apportée. Un refus ou un retrait efface cette autorisation.

Quand un client refuse en connaissance de cause de fournir une pièce que son dossier attend, le collaborateur peut l'archiver comme telle : Tallia garde quelle pièce, l'adresse de qui a acté le refus et sa date, jamais le mail ni les mots du client. Rétablir la pièce efface ce refus ; la ligne du Journal qui le mentionne reste.

Quand un collaborateur signale qu'une suggestion de transfert vers un collègue est une erreur, Tallia garde une ligne au Journal avec le type de demande et l'adresse de ce collègue, pour ne plus la proposer : jamais le mail, ni qui a cliqué. Quand il ouvre le mail d'une suggestion pour le transférer, Tallia garde de même une ligne au Journal avec l'identifiant technique de ce mail, le type de demande et l'adresse du collègue proposé : jamais le contenu du mail, ni qui a cliqué.

Toutes les autres lignes du Journal écrites depuis le 2 octobre 2026 à la suite d'un geste d'un collaborateur, dans l'application ou dans le panneau de sa messagerie (ouvrir un mail qui fait rédiger un brouillon, clore un dossier, acter le refus d'une pièce, ajouter une note, une tâche ou un collègue), gardent aussi l'adresse de connexion de ce collaborateur quand Tallia sait qui il est, pour prouver qui a fait ce geste. Cette adresse s'affiche dans le Registre du dossier concerné (sa page, son impression et son fichier CSV, décrits juste après), à ceux qui voient ce dossier et, pour un geste sur un mail, ce mail. Trois gestes la montrent aussi ailleurs, parce que Tallia la garde avec la note, le refus ou la tâche eux-mêmes : sur la fiche du dossier, à ceux qui l'ouvrent, l'auteur de chaque note s'affiche au-dessus d'elle, et qui a acté le refus d'une pièce sur la ligne de ce refus ; et sur l'écran Aujourd'hui, un collaborateur nommé dans une note ou une tâche récente voit qui l'y a nommé. Un geste qui ne touche ni un dossier ni un mail rangé dans un dossier garde l'adresse sans l'afficher nulle part. Tallia ne s'en sert jamais pour compter, classer ou comparer le travail de quelqu'un.

Le registre d'activité

Le registre d'activité, depuis le 2 octobre 2026. Pour pouvoir prouver ce que Tallia a écrit, elle conserve en clair le texte qu'elle remet à votre collaborateur : le brouillon rédigé à l'ouverture d'un mail, et chaque version retouchée à sa demande (dans le panneau de sa messagerie ou dans le chat de la fiche dossier), une ligne par version, avec sa date, l'adresse de connexion de qui a ouvert ou retouché, et la ligne du Journal à laquelle elle se rattache.

Ce que ce texte peut reprendre, le sceau des lignes, la durée

Ce texte est la production de Tallia, rédigée par un modèle à partir des faits décrits ici, du texte de votre collaborateur et des exemples de ton tirés de vos mails envoyés (voir plus haut). Aucune ligne du logiciel n'y recopie le message de votre client, mais rien ne filtre ce que le modèle écrit : il peut reprendre un passage d'un message cité sous l'une de vos réponses. Quand votre bureau envoie ensuite un mail sur la même conversation, Tallia ne garde de ce mail que son empreinte (un calcul SHA-256 de son texte, qui ne permet pas de le reconstituer), son identifiant technique et sa date : jamais son texte. Chaque ligne de ce registre est scellée avec la précédente, de sorte qu'une ligne modifiée ou retirée isolément après coup se détecte ; une réécriture de toute la fin du registre par quelqu'un qui détient la clé de son fichier, ou la suppression de ses dernières lignes, ne se détecterait pas par ce seul moyen. Le logiciel n'y écrit jamais le texte d'un message reçu. Ce registre et le Journal sont gardés 5 ans par défaut, ou la durée plus longue que le responsable de votre bureau a choisie (7 ans par exemple, si votre autorité de contrôle le demande, et au plus 10 ans) ; ils ne sont jamais effacés avant, ni quand le mail dont ils parlent est supprimé, et sont détruits au plus tard avec le fichier de votre bureau. Quand les lignes les plus anciennes sont effacées, Tallia garde le sceau de la dernière d'entre elles, pour que la suite du registre reste vérifiable.

Ce que le registre et le Journal disent d'un dossier se lit sur sa page « Registre du dossier », par ceux qui voient ce dossier, chacun n'y lisant que les mails qu'il voit. Cette page s'imprime, ou s'enregistre en PDF depuis le navigateur, et se télécharge en fichier CSV. Ces fichiers sont produits au moment de la demande, Tallia n'en garde aucune copie, et ils ne portent pas les sceaux qui lient les lignes entre elles ; une fois téléchargés, ils sont sous la garde de votre bureau. Sous l'empreinte d'un mail parti, un lien peut relire ce mail dans votre boîte au moment du clic et vous le remettre en fichier texte, seulement si son empreinte est encore celle du registre ; Tallia ne garde pas ce fichier.

Ce que Tallia fait de ces faits

De ces faits, elle tire trois choses : à quel client et à quel dossier se rattache un message, quelles pièces sont déjà arrivées et lesquelles manquent, et un brouillon de réponse que le gestionnaire relit. Elle ne les revend pas, ne les mutualise pas avec un autre bureau et ne s'en sert pas pour entraîner un modèle.

Les droits demandés à Microsoft et à Google

Notre accès est limité par construction : chaque gestionnaire connecte sa propre boîte, et Tallia ne lit que ce que cette personne lit elle-même dans Outlook, sa boîte et les boîtes partagées auxquelles elle a déjà accès. Aucun consentement d'administrateur n'est demandé, et Tallia n'atteint jamais une boîte que cette personne ne pouvait pas déjà ouvrir elle-même. Tallia ne dispose pas du droit d'envoyer un message, et aucune fonction du logiciel n'appelle une interface d'envoi de courrier.

Chez Microsoft, Tallia demande aussi la lecture de l'agenda de la personne qui connecte sa boîte (l'autorisation Microsoft « Calendars.Read », en lecture seule), pour afficher ses rendez-vous du jour sur l'écran Aujourd'hui. L'objet et les heures de ces rendez-vous sont relus chez Microsoft à chaque ouverture de l'écran et passent en mémoire jusqu'à lui : rien n'en est conservé, et aucun modèle de langage ne les lit. Les collègues qui ont le droit de lire le courrier d'une boîte (ceux à qui le responsable du bureau l'ouvre) voient donc aussi ses rendez-vous du jour, leurs heures et leur objet ; un collègue qui n'a pas ce droit n'en voit aucun, et un rendez-vous marqué privé est montré aux collègues sans son objet. Tallia ne peut ni créer, ni modifier, ni accepter un rendez-vous. Une boîte connectée avant que Tallia demande ce droit ne l'a pas donné et ne montre pas d'agenda tant qu'elle n'est pas reconnectée. Aucun agenda Google n'est lu.

Une boîte Gmail se connecte de la même façon, avec le compte Google de son titulaire. Tallia y demande la lecture seule (l'autorisation Google « gmail.readonly ») et rien d'autre : elle ne peut ni envoyer, ni rédiger, ni modifier, ni supprimer un message. Elle lit la boîte de réception et les messages envoyés, jamais le dossier spam ni la corbeille. Ce qui transite est le même que pour Microsoft : le texte du message, ses destinataires, son objet et ses pièces jointes passent en mémoire le temps d'en établir les faits énumérés plus haut, et rien de ce contenu n'est conservé. Le jeton qui ouvre la boîte est gardé chiffré, et détruit quand vous déconnectez la boîte.

Le panneau Tallia dans Gmail, s'il est installé, demande à part une autorisation plus étroite, limitée au mail que vous avez ouvert : Google transmet à Tallia votre adresse vérifiée et l'identifiant de ce mail, Tallia en lit les en-têtes (identifiant, objet) pour retrouver son dossier, et rien de plus n'est conservé. Quand vous cliquez sur « Insérer le brouillon », et seulement alors, Tallia crée dans votre Gmail un brouillon de réponse sur ce fil (l'autorisation Google « gmail.addons.current.action.compose ») : c'est vous qui le relisez et l'envoyez, Tallia ne peut toujours pas envoyer de message.

Où vivent les données, et chez qui

Microsoft. La boîte aux lettres reste chez Microsoft, où elle se trouve déjà. Tallia s'y connecte avec l'autorisation de son titulaire, qui peut la retirer à tout moment, comme l'administrateur du bureau depuis son propre centre d'administration.
Google, pour une boîte Gmail. La boîte reste chez Google, où elle se trouve déjà. Tallia s'y connecte en lecture seule avec l'autorisation de son titulaire, qui peut la retirer à tout moment depuis son compte Google (https://myaccount.google.com/permissions).
Scaleway, en France. Le site, l'application et les modèles de langage qui lisent votre courrier, vos pièces jointes et la structure de vos relevés d'impayés, et qui rédigent les brouillons, sont hébergés à Paris, sur une infrastructure européenne. D'un relevé d'impayés, le modèle reçoit l'en-tête du tableau tel qu'il est écrit et, des cinq premières lignes du tableau, la seule forme de chaque valeur, où chaque chiffre devient 9 et chaque suite de lettres « a » : aucun nom, aucun montant, aucun numéro de police de ces lignes. Une exception : quand l'en-tête d'un relevé n'a pas la largeur de ses lignes (cellules fusionnées, PDF qui coupe l'en-tête), sa première ligne de données est prise pour l'en-tête et part au modèle telle qu'elle est écrite.
Aucun autre destinataire. Les données d'un bureau ne sont ni revendues, ni mutualisées avec celles d'un autre bureau, ni utilisées pour entraîner un modèle.

Séparation entre bureaux

Bureau A ses fichiers chiffrés, ses clés

Bureau B d'autres fichiers, d'autres clés

Aucune requête ne passe des fichiers d'un bureau à ceux d'un autre.

En détail

Chaque bureau dispose de son propre fichier de base de données. Ce qui sépare deux bureaux est le fichier lui-même, et non une colonne dans une table commune qu'une requête pourrait oublier de filtrer.

Vos droits, et ceux de vos clients

Les personnes dont les données figurent dans la boîte d'un bureau exercent leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition auprès de ce bureau, qui est leur interlocuteur. Nous assistons le bureau pour y répondre, dans les délais que le règlement lui impose.

Une réclamation peut être adressée à l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

Conservation et fin de contrat

Votre bureau reste tenu par ses propres obligations de conservation, qui survivent à la fin de notre contrat et portent sur ses archives, pas sur les nôtres.

La durée de conservation est fixée dans le contrat de sous-traitance avec le bureau, qui désigne aussi l'interlocuteur à qui adresser une demande. Le Journal et le registre d'activité ont leur propre durée, indépendante de celle des mails : 5 ans par défaut, que le responsable du bureau peut porter jusqu'à 10 ans sur l'onglet Bureau ; au-delà, leurs lignes peuvent être effacées, jamais avant. À la fin d'un contrat, le fichier du bureau est détruit, et les copies de sauvegarde qui le contiennent sont détruites dans les huit jours.

Propriété

Le logiciel Tallia, son nom, ses écrans et le contenu de ce site appartiennent à NextMove. Les données d'un bureau appartiennent au bureau.

Retour à l'accueil